Innehåll

• Vad gör integrationen?
• Förutsättningar innan du börjar
• Steg 1 – Konfigurera anslutningen i Sasio
• Steg 2 – Aktivera webhooks i BokaDirekt
• Steg 3 – Hitta PersonId och ServiceId
• Steg 4 – Mappa personal och tjänster
• Status-mappning: vad händer med en bokning?
• No-show: automatisk detektion
• Avbokningar: ändra status eller radera
• Priskälla: BokaDirekt eller Sasio?
• Personnummer (SocialSecurityNumber)
• Arbetsflöden som triggas automatiskt
• Synk-loggen: förstå vad som hänt
• Viktigt: betalningar måste gå via Sasio
• Felsökning och vanliga problem

BokaDirekt är Sveriges största marknadsplats för bokningar. Genom att koppla ihop BokaDirekt med Sasio syns du på marknadsplatsen och lockar nya kunder — medan Sasio automatiskt tar hand om bokningarna, ekonomin och administrationen. Du behöver aldrig föra över bokningar manuellt.

Vad gör integrationen?

Varje gång något händer med en bokning i BokaDirekt skickar de ett automatiskt meddelande (webhook) till Sasio. Sasio tar emot det och agerar direkt:

• Ny bokning — skapar automatiskt ett nytt uppdrag i din Sasio-kalender med kundens uppgifter, rätt tjänst, rätt personal och korrekt pris.
• Uppdaterad bokning — om kunden ändrar tid, personal eller tjänst via BokaDirekt uppdateras uppdraget direkt i Sasio.
• Avbokning — du väljer själv om Sasio ska ändra status på uppdraget eller radera det helt.
• No-show — om kunden uteblir detekteras det automatiskt och uppdraget markeras med den status du har valt.

Förutsättningar innan du börjar

Kontrollera att följande är på plats innan du konfigurerar integrationen:

• Du har ett aktivt konto på BokaDirekt och tillgång till deras portal.
• Din Sasio-portal är åtkomlig via HTTPS (inte bara HTTP). BokaDirekt kräver krypterad anslutning för att skicka webhooks.
• Du har skapat minst en personal och en tjänst i Sasio som motsvarar det du har på BokaDirekt.
• Du har kontaktat BokaDirekt-support och fått webhooks aktiverat på ditt konto (det är inte aktiverat som standard).

Steg 1 – Konfigurera anslutningen i Sasio

Börja med att hämta din unika webhook-URL och ange en säkerhetsnyckel:

1. Logga in i Sasio och gå till Inställningar → Integrationer → BokaDirekt.
2. Du ser din unika Webhook URL — klicka på Kopiera för att spara den i urklipp.
3. I fältet Webhook Secret anger du en valfri hemlig nyckel (minst 16 slumpmässiga tecken rekommenderas, t.ex. Xk9mP2rLqTv8aWnZ).
4. Klicka på Spara för att bekräfta.

Steg 2 – Aktivera webhooks i BokaDirekt

Logga in på din portal hos BokaDirekt och aktivera webhooks med URL:en du kopierade i föregående steg:

1. Gå till Inställningar → Webhooks i BokaDirekts portal (du kan behöva kontakta deras support för att aktivera detta).
2. Klistra in din Webhook URL från Sasio.
3. Ange samma Webhook Secret som du angav i Sasio.
4. Prenumerera på alla fyra händelsetyper:
   • Bookings created — ny bokning skapad
   • Bookings updated — bokning ändrad
   • Bookings deleted — bokning avbokad
   • Customer no-show — kund uteblev
5. Spara inställningarna i BokaDirekts portal.

Steg 3 – Hitta PersonId och ServiceId

För att Sasio ska veta vilken personal och tjänst en bokning gäller behöver du koppla ihop BokaDirekts identifierare (UUID) med dina inställningar i Sasio. Dessa ID:n hittar du direkt i webbadressen på BokaDirekts portal.

Så här hittar du PersonId (personal):

1. Logga in på BokaDirekts portal och öppna Personal.
2. Klicka på den person du vill mappa.
3. Titta på webbadressen i din webbläsare. Den ser ut ungefär så här:
   ...bokadirekt.se/staff/a1b2c3d4-e5f6-7890-abcd-ef1234567890?isaddon=false
4. Kopiera UUID:t — alltså texten mellan/staff/ och ?.

Så här hittar du ServiceId (tjänst):

1. Gå till Tjänster i BokaDirekts portal och öppna den tjänst du vill mappa.
2. Kopiera UUID:t ur webbadressen, på samma sätt som för personal ovan — det finns mellan /services/ och ?.

Steg 4 – Mappa personal och tjänster

Nu ska du koppla ihop BokaDirekts ID med rätt personal och tjänst i Sasio:

1. Gå tillbaka till Inställningar → Integrationer → BokaDirekt i Sasio.
2. Under Personal ser du en rad för varje personal i ditt Sasio-konto. Klistra in rätt PersonId (UUID) från BokaDirekt i fältet bredvid varje persons namn.
3. Under Tjänster gör du samma sak — klistra in rätt ServiceId (UUID) bredvid varje tjänst.
4. Klicka på Spara längst ned.

Status-mappning: vad händer med en bokning?

För varje typ av händelse från BokaDirekt kan du välja vilken Sasio-status som ska sättas på uppdraget. Du hittar inställningen under Inställningar → Integrationer → BokaDirekt → Status-mappning.

Det finns fyra händelsetyper:

Dropdown-listan visar alla statusar som finns i ditt Sasio-konto, inklusive eventuella egenskapade statusar. Du kan alltså mappa BokaDirekt-händelser till vilken status som helst — också helt anpassade statusar du har skapat under Inställningar → Bokningar → Statusar.

No-show: automatisk detektion

BokaDirekt skickar tekniskt sett samma typ av meddelande för en vanlig avbokning och för en no-show. Sasio skiljer automatiskt mellan dem baserat på tidpunkten då meddelandet anländer:

• Avbokning anländer innan bokningens starttid → hanteras som Avbokning.
• Avbokning anländer efter bokningens starttid → hanteras som No-show.

Avbokningar: ändra status eller radera

För händelserna Avbokning och No-show kan du utöver statusvalet även välja vad som ska hända med uppdraget i Sasio:

• Ändra status (standard) — uppdraget finns kvar i Sasio men får den status du valt. Historiken bevaras och du kan se att bokningen existerade.
• Radera bokning — uppdraget och all kopplad information (pris, bilagor) tas bort permanent från Sasio. Välj detta om du vill hålla kalendern helt ren från avbokade tider.

Priskälla: BokaDirekt eller Sasio?

När en bokning skapas i Sasio måste ett pris registreras. Du väljer under Priskälla varifrån priset ska hämtas:

• BokaDirekt-pris (standard) — Sasio använder det pris som BokaDirekt skickar med i sin webhook. Om priset från BokaDirekt är 0 eller saknas används tjänstpriset i Sasio som reserv.
• Sasio-tjänstpris — Sasio ignorerar alltid priset från BokaDirekt och använder i stället det pris du har angett på tjänsten i Sasio. Välj detta om dina priser i Sasio alltid ska gälla, oavsett vad BokaDirekt visar.

Personnummer (SocialSecurityNumber)

Om BokaDirekt skickar med kundens personnummer i sin webhook sparar Sasio det i sin databas kopplat till bokningen. Personnumret används aldrig i andra sammanhang och visas aldrig i klartext i gränssnittet.

• I synk-loggen visas symbolen 🔒 på raden för bokningar där ett personnummer har sparats — aldrig själva numret.
• Personnumret finns tillgängligt för Sasio-administratörer vid behov av manuell kontroll.
• Personnumret lagras med enbart siffror (bindestreck och mellanslag tas bort automatiskt).

Arbetsflöden som triggas automatiskt

Sasios arbetsflödessystem (Workflows) triggas automatiskt när BokaDirekt skickar en webhook. Du kan därmed skicka automatiska SMS och e-post till kunden utan att göra något extra.

Synk-loggen: förstå vad som hänt

Under Inställningar → Integrationer → BokaDirekt hittar du en logg med de senaste 20 synkroniseringshändelserna. Loggen hjälper dig att snabbt se om en bokning gick igenom korrekt eller om något behöver åtgärdas.

Viktigt: betalningar måste gå via Sasio

Om betalning sker utanför Sasio uppstår inget giltigt avtalsförhållande som egenanställd, vilket kan få rättsliga och försäkringsmässiga konsekvenser. Kontakta alltid Sasio Support om du är osäker på hur du stänger av BokaDirekts betalfunktioner eller behöver hjälp med betalningsflödet.

Felsökning och vanliga problem

Inga bokningar kommer in alls

• Kontrollera att din Sasio-portal är åtkomlig via HTTPS. Öppna webhook-URL:en i en webbläsare — du ska inte få ett certifikatfel.
• Kontrollera att du prenumererar på rätt händelsetyper i BokaDirekts portal (alla fyra).
• Kontrollera att Webhook Secret är exakt samma i BokaDirekt och i Sasio — ett enda extra mellanslag gör att alla webhooks avvisas.
• Titta i synk-loggen — om det inte finns några rader alls har inga webhooks nått Sasio.

Loggmeddelandet "Saknar mappning för Service eller Personal"

• UUID:t som BokaDirekt skickar finns inte i din mappning. Öppna tjänsten eller personalen i BokaDirekts portal, kopiera UUID:t ur webbadressen och klistra in det i rätt fält under Personal/Tjänster i Sasio. Spara och försök igen.

Status-dropdownen är tom i status-mappningen

• Det finns inga statusar skapade i ditt Sasio-konto. Gå till Inställningar → Bokningar → Statusar och skapa de statusar du vill använda (t.ex. Godkänd, Avbokad, No-show).

Betald bokning raderades inte trots att "Radera bokning" är valt

• Det är korrekt beteende. Sasio skyddar automatiskt bokningar där betalning är registrerad. Loggen visar en varning med förklaringen. Bokningens status ändras istället.

Arbetsflöden skickar inga meddelanden för BokaDirekt-bokningar

• Kontrollera att arbetsflödet är aktiverat och att utlösaren matchar händelsen (se tabellen i avsnitt 12). Kontrollera även att kunden har ett e-postadress eller mobilnummer sparat i Sasio.

En trygg framtid för en fri entreprenör.