Dokument-automation: Från formulär till PDF-offert

Genom att koppla ihop formulärsvar med prislogik och PDF-mallar kan du skapa allt från automatiska offerter till färdiga projektbeskrivningar utan att skriva ett ord manuellt.

Nivå 1: Enkel (Automatiskt kvitto med extra info)

Kunden svarar på en fråga och svaret dyker upp direkt på deras kvitto.

Formulär: Skapa fältet "Önskemål" (ID: 5).
PDF-mall: I din faktura-mall, lägg till texten: "Dina önskemål: {appointment_custom_field_5}".
Trigger: Skickas automatiskt när bokningen är betald.

Nivå 2: Mellan (Den smarta priskalkylen)

Formuläret räknar ut priset och PDF:en visar kalkylen.

Formulär: Fält för "Antal kvadratmeter" (ID: 10).
Smart pris: Regel: Addera 50 kr x {Värde i fält 10}.
PDF-mall: Skriv: "Pris beräknat på {appointment_custom_field_10} kvm. Totalt att betala: {total_amount} kr".
Trigger: Skickas vid bokningsbekräftelse.

Nivå 3: Avancerad (Den kompletta Offert-motorn)

Här använder vi Admin-fält för att skapa ett skräddarsytt dokument som skickas vid en specifik status.

Skapa Admin-formulär: Skapa fält som "Projektbeskrivning" och "Materialkostnad". Sätt dem som "Endast synliga för administratörer".
Koppla till Smart Pris: Låt fältet "Materialkostnad" (ID: 22) automatiskt addera sitt värde till bokningens totalpris.
Designa PDF-offert: Skapa en PDF-mall som ser ut som en offert. Använd kortkoder för att hämta din projektbeskrivning: {appointment_custom_field_21}.
Skapa Status-trigger: Gå till Arbetsflöden. Trigger: "Bokningsstatus ändras till Offert skickad". Åtgärd: Generera och skicka PDF-offerten till kunden.

Varför detta är genialt:
Du som entreprenör kan sitta i din admin-panel, fylla i lite snabb info på en bokning, klicka på "Spara" och ändra status – sekunden efter har kunden en proffsig, korrekt beräknad PDF-offert i sin mail.

Tips

Kortkoder att ha koll på:
- {appointment_custom_field_ID}: Hämtar data från formuläret.
- {total_amount}: Hämtar det slutgiltiga priset (inkl. smarta prisjusteringar).
- {invoice_url}: Skapar länken där kunden kan ladda ner dokumentet.

Bra jobbat

Från data till dokument: Genom att bemästra detta flöde sparar du timmar av manuellt skrivande och minskar risken för räknefel. Din säljportal blir din mest effektiva administratör.

Sasio – Där teknik möter affärsnytta.